Sales Surge
    SALES SURGEAlign•Automate•Accelerate
    Terug naar Resources
    12 min lezen

    Van administratie naar omzet: een playbook voor MKB-teams

    Stop met brandjes blussen. Begin met bouwen.

    Je team werkt hard en toch blijft de groei achter. Sales zegt dat marketing slechte leads levert. Marketing zegt dat sales niet opvolgt. En de forecast is elke week anders. Dat is geen probleem van mensen, dat is een probleem van proces. Dit playbook gaat over dat proces: waar het vastloopt, wat je eraan doet, en wat je er in 90 dagen van kunt verwachten.

    Waaraan je ziet dat je RevOps stuk is

    De teams bedoelen niet hetzelfde

    Sales en marketing gebruiken elk hun eigen definitie van een qualified lead. Dus gaat er elke week tijd naar interne discussie in plaats van naar klanten.

    Altijd blussen

    Een gat in de pijplijn zie je pas als het er al is. Het team zit in de stress en de forecast is meer gokwerk dan rekenwerk.

    Rommelige data

    Niemand vertrouwt wat er in het CRM staat. Twee rapporten geven twee antwoorden. Dus wordt er besloten op onderbuik.

    Het loopt steeds op dezelfde plek vast

    Deals blijven hangen in dezelfde fase. De overdracht tussen teams gaat mis. En niemand kan aanwijzen waar het precies stokt.

    Van rommel naar rust: vier pijlers

    Deze aanpak staat op vier pijlers. Samen maken ze van je commerciële machine iets dat vooruitkijkt in plaats van achteraf verklaart:

    01

    Eén lifecycle voor iedereen

    Zolang elk team zijn eigen woorden gebruikt, praat je langs elkaar heen. Begin met één taal.

    Zet de stages vast

    Onbekend → bezoeker → lead → MQL → SQL → kans → klant → ambassadeur. Bij elke stage staat wanneer je erin komt en wanneer je eruit gaat, in woorden die sales én marketing snappen.

    Hoe je kwalificeert

    BANT is versleten. Wij kijken naar vier dingen: passen ze binnen je ICP, laten ze koopgedrag zien, is het nú aan de orde, en praat je met iemand die mag beslissen.

    Afspraken tussen de teams

    Marketing levert een afgesproken aantal MQL's per maand met een afgesproken conversie naar SQL. Sales pakt op binnen een afgesproken aantal uren. Customer success start de onboarding binnen een afgesproken aantal dagen. En elke week kijk je even of dat gehaald is.

    02

    Overdrachten die niet lekken

    De meeste deals raak je kwijt op het moment van overdragen. Daar zit je grootste winst.

    Van marketing naar sales

    Een melding met de hele context erbij: wat heeft deze lead gedownload, welke pagina's bekeken, welke mails geopend. Dus krijgt sales een briefing en geen koude naam.

    Van sales naar customer success

    Nieuwe klant erbij? Dan krijgt CS te lezen waarom ze kochten, waar het pijn deed, waar ze het voor gaan gebruiken, wie er allemaal bij betrokken was en wat ze verwachten. En de eerste afspraak staat al in de agenda.

    En terug

    Sales tegen marketing: deze leads worden niets. CS tegen sales: dit type klant zegt na een half jaar op. Zet die terugkoppeling vast in het ritme, want ad hoc gebeurt hij niet.

    03

    Data waar je op kunt bouwen

    Wat je er rommelig in stopt, komt er rommelig uit. Data is pas een voorsprong als hij klopt.

    Afspraken over velden

    Leg per object vast welke velden verplicht zijn. Bedrijfsgrootte meet je in medewerkers en niet in omzet, want dat is eenduidiger. Dealstages komen uit een vaste lijst en nooit uit een tekstveld. En voor leadbron gebruik je één indeling.

    Automatisch aanvullen

    Komt er een contact binnen, dan haal je bedrijfsnaam, grootte, branche, tech stack en de profielen erbij. Een lead die met alleen een naam en een adres binnenkomt staat een halve minuut later grotendeels compleet in je CRM.

    Elke maand even nalopen

    Hoeveel dubbele records staan erin, hoeveel halve, en kloppen de stages nog. Wijs iemand aan die het oplost en kijk de maand erna of het getal gezakt is.

    04

    Vooruitkijken in je pijplijn

    Sturen op wat al gebeurd is werkt niet. Stuur op wat eraan komt.

    Kijk naar de voorlopers

    Meet niet alleen gesloten deals. Meet ook nieuwe kansen, gedane demo's, verstuurde offertes en de snelheid waarmee een deal door de fases loopt. Dat zijn de getallen die je omzet van volgend kwartaal aankondigen.

    Geef elke deal een gezondheidscijfer

    Hoeveel activiteit zit erop, praat je met één persoon of met meer, en is de datum die erop staat nog realistisch. Zakt een deal onder de grens, dan gaat hij op de lijst voor het wekelijkse overleg.

    Wees streng op de forecast

    Elke week dezelfde vragen per deal: wat moet er nog gebeuren om te tekenen, wat kan het nog tegenhouden, en zit hij in commit of in upside. Zit je er meer dan 15 procent naast, dan ga je dieper kijken in plaats van hopen.

    Hoe je dit in 90 dagen doet

    Maand 1: het fundament

    Eerst dezelfde taal, dan pas bouwen

    Week 1 en 2: uitvragen en op één lijn komen

    • Spreek de mensen die het aangaat: sales, marketing, CS en de directie
    • Loop de huidige tools en processen na
    • Zoek uit waar het echt pijn doet
    • Spreek af waarop je dit gaat afrekenen

    Week 3: het model uittekenen

    • Workshop over de lifecycle stages met alle teams erbij
    • Vastleggen wanneer een lead gekwalificeerd is
    • Afspraken tussen de teams op papier
    • Alles in één playbook, zodat het naleesbaar is

    Week 4: data opschonen

    • Dubbele records samenvoegen
    • Velden gelijktrekken
    • Oude en onbruikbare data archiveren
    • Validatieregels erop, zodat het schoon blijft

    Maand 2: Automation & Process

    De systemen die het werk overnemen

    Week 5 en 6: de automatiseringen bouwen

    • Leads automatisch bij de juiste persoon
    • Workflows voor de overdracht tussen teams
    • Regels die vanzelf een taak aanmaken
    • Meldingen inrichten voor wat niet mag blijven liggen

    Week 7: het team meenemen

    • Sessies met sales over de nieuwe manier van werken
    • Marketing door het proces heen
    • CS door de onboardingflow
    • Ruimte voor vragen en voor wat er misgaat

    Week 8: dashboards en rapportage

    • Eén overzicht voor de directie
    • Per team een eigen weergave
    • Alerts op de grenzen die je hebt afgesproken
    • Rapporten die vanzelf verstuurd worden

    Maand 3: bijstellen en uitbreiden

    Meten, leren, bijschaven

    Week 9 en 10: meekijken en bijstellen

    • De eerste week elke dag even contact
    • Ophalen waar mensen tegenaan lopen
    • Fouten en irritaties eruit halen
    • De logica in de automatiseringen aanscherpen

    Week 11: terugkijken op de cijfers

    • Vergelijken met de nulmeting van week 1
    • Zien waar het goed loopt
    • Opschrijven wat je hebt geleerd
    • Delen wat er beter gaat, met het hele bedrijf

    Week 12: verder bouwen

    • De zwaardere onderdelen uitrollen
    • De volgende fase plannen
    • Afspreken wie het beheert
    • Even stilstaan bij wat er staat

    Wat teams hieruit halen

    Tot 40 procent hogere arbeidsproductiviteit

    Minder handwerk in de administratie, dus meer uren die naar klanten gaan

    Tot 30 procent efficiëntere processen

    Overdrachten die niet lekken, en minder plekken waar een deal blijft hangen

    Tot 25 procent lagere acquisitiekosten

    Scherper kwalificeren, dus minder tijd in leads die toch niets worden

    60 procent betere data-accuratesse

    Vaste velden, automatisch aanvullen en elke maand even opschonen

    Aanbevolen tools

    Klik op een badge om je aan te melden bij onze partners:

    Pipedrive Partner Badge
    Pipedrive
    Make Partner Badge
    Make
    Apollo Partner Badge
    Apollo
    Instantly Partner Badge
    Instantly

    Van administratie naar omzet?

    Wij helpen MKB-teams hun commerciële operatie opnieuw op te bouwen, van crm automatisering tot de rapportage erboven. In 90 dagen van inrichten naar draaien. Wat we niet doen is een traject zonder CRM erin, want dan zit de winst ergens anders.

    Gerelateerde artikelen