Sales Surge
    SALES SURGEAlign•Automate•Accelerate
    Outbound3-5 hours setup tijd

    Instantly.ai koppelen aan Pipedrive voor RevOps

    Cold email in een losse tool laten draaien werkt niet. Bouw een outbound engine die terugschrijft naar je CRM en waar meetings uit komen.

    TL;DR

    • De koppeling tussen Instantly.ai en Pipedrive kost 3 tot 5 uur om goed op te zetten
    • Waar je hem voor gebruikt: cold email campagnes die zichzelf in het CRM loggen
    • Sync richting: bidirectioneel (Instantly ↔ Pipedrive)
    • Wat het oplevert: replies belanden binnen een minuut bij een verkoper in plaats van in een tool die niemand opent
    Setup tijd
    3-5 hours
    Sync richting
    Bidirectional
    ROI
    5x more qualified meetings

    Wat is Instantly.ai?

    Instantly.ai is een cold email platform voor hoog volume. Het beheert meerdere verzenddomeinen, warmt je mailboxen op en stuurt gepersonaliseerde sequences op schaal. Zie het als de infrastructuur onder je outbound.

    Voor een RevOps-team lost Instantly het deliverability-probleem op waar de meeste cold email programma's op stuklopen. Maar de waarde ontstaat pas als je het aan je CRM hangt. Doe je dat niet, dan heb je een prima mailmotor en geen zicht op wat er gebeurt zodra iemand antwoordt.

    Waarom je Instantly.ai aan Pipedrive koppelt

    De hele historie op één plek

    Elke mail, reply en reactie staat in Pipedrive. Dus niemand hoeft nog tussen twee tools te wisselen om te zien wat er met een lead is gebeurd.

    100% van de activiteit gelogd

    Deals ontstaan vanzelf

    Reageert een lead positief, dan staat er automatisch een deal in Pipedrive. Zo valt er niemand tussen wal en schip.

    Geen gemiste replies

    Verkopers werken in één scherm

    Warme leads staan in de pipeline waar je verkopers toch al de hele dag in zitten, niet in een mailtool die ze nooit openen.

    Scheelt een uur per dag per verkoper

    Waarom de meeste Instantly-Pipedrive koppelingen stuklopen

    We hebben er ruim 30 gebouwd en doorgelicht. De meeste lekken kansen en maken tegelijk je CRM vies. Dit gaat er mis:

    Fout #1: Elke stap van de sequence naar Pipedrive syncen

    Gevolg:

    Je CRM loopt vol. Elke automatische mail verschijnt als activiteit. Een verkoper ziet niet meer het verschil tussen mail drie van zeven en een echt gesprek. De tijdlijn wordt onbruikbaar en het team vertrouwt het CRM niet meer.

    Hoe Op Te Lossen:

    Sync alleen wat betekenis heeft: eerste mail verstuurd, reply binnen, bounce en uitschrijving. Zet er een veld 'Campaign Name' bij op de Person om te zien in welke sequence iemand zit, en houd de rest uit je activiteiten.

    Fout #2: Geen onderscheid tussen een positieve en een negatieve reply

    Gevolg:

    Iemand mailt terug dat hij geen interesse heeft en of je hem wilt verwijderen, en je automatisering maakt een deal met 'Replied = Ja'. Je verkoper belt hem op. Hij meldt je als spam en je domein krijgt een tik.

    Hoe Op Te Lossen:

    Gebruik de reply-classificatie van Instantly. Maak alleen deals bij 'Interested' of 'Maybe'. Stuur 'Not Interested' naar een blokkeerlijst die met Pipedrive meeloopt, en 'Out of Office' naar een wachtrij van 30 dagen.

    Fout #3: Dezelfde lead tegelijk in Instantly en in Pipedrive laten lopen

    Gevolg:

    Iemand krijgt op dezelfde dag een koude mail uit Instantly en een nurture-mail uit Pipedrive. Twee verschillende verhalen van hetzelfde merk. Meestal schrijft hij zich daarna van allebei uit.

    Hoe Op Te Lossen:

    Zet een vlag in Pipedrive. Gaat een contact Instantly in, dan staat 'Active Outbound' op ja. Je automatiseringen in Pipedrive lezen die vlag en slaan die contacten over. Eén systeem is per moment de baas over het contact.

    Fout #4: Versturen zonder te controleren wie er al in Pipedrive staat

    Gevolg:

    Je importeert een koude lijst in Instantly. Tweehonderd daarvan zijn al klant of hebben een open deal. Die krijgen een koude prospectmail. Je beste accounts zijn dan verward en geïrriteerd, en dat kost meer dan de campagne oplevert.

    Hoe Op Te Lossen:

    Controleer voor elke campagne tegen Pipedrive. Bouw een blokkeerfilter met alle bestaande Persons, alle deals die niet verloren zijn en iedereen met 'Do Not Contact'. Ververs die lijst dagelijks.

    Fout #5: Geen afspraak over wie een reply oppakt

    Gevolg:

    Iemand reageert op dinsdag met interesse. Instantly zet hem op 'Replied'. Niemand ziet het tot vrijdag. Tegen die tijd is hij afgekoeld of praat hij al met een ander. Je had de lead en je bent hem kwijt.

    Hoe Op Te Lossen:

    Bouw een melding die direct afgaat. Positieve reply in Instantly zet vier dingen in gang: deal in Pipedrive, toewijzing aan een verkoper op regio of om de beurt, bericht in Slack, en een taak met twee uur erop. In outbound wint snelheid van alles.

    Expert Inzicht van Sander Vergouwen

    "Het verschil tussen 2 en 8 procent reply rate zit niet alleen in je copy of je targeting. Het zit in wat er na de reply gebeurt. Ik heb teams gezien met prima cold email die nul meetings haalden, omdat replies drie dagen in een wachtrij stonden. De beste gebruikers van Instantly behandelen een reply als een brandmelding: alles laten vallen en meteen reageren. Je koppeling moet dat mogelijk maken en er geen stappen bij verzinnen."

    Stap voor stap koppelen

    Vereisten

    • Een Instantly.ai account met API-toegang (Growth of hoger)
    • Een Pipedrive account waar je admin bent
    • Een Make.com account, want de logica hoort daar te staan
    • Opgewarmde verzenddomeinen, minimaal twee weken warm-up
    1

    Maak de custom fields in Pipedrive

    Voeg toe: 'Instantly Campaign' (tekst), 'Active Outbound' (ja of nee), 'Last Instantly Sync' (datum) en 'Email Sequence Status' (keuzelijst met In Sequence, Replied, Bounced, Completed). Hierop draait de rest.

    Tool: Pipedrive
    2

    Zet de webhooks in Instantly aan

    Ga in Instantly naar Settings en dan Integrations, en zet webhooks aan voor Lead Replied, Lead Bounced en Sequence Completed. Wijs ze naar je webhook-URL in Make.com.

    Tool: Instantly
    3

    Bouw het scenario dat replies verwerkt

    Webhook komt binnen, de reply wordt geclassificeerd als Interested, Not Interested of Out of Office. Bij Interested zoek je in Pipedrive naar de Person. Bestaat hij, dan werk je hem bij en maak je een deal. Bestaat hij niet, dan maak je hem aan met deal. Daarna een bericht naar de verkoper in Slack.

    Tool: Make.com
    4

    Maak de blokkeerlijst die meeloopt

    Draai elke dag een scenario dat alle Persons uit Pipedrive haalt met 'Active Outbound = Nee' en die klant zijn, een open deal hebben of op 'Do Not Contact' staan. Exporteer die adressen en zet ze als suppression list in Instantly.

    Tool: Make.com
    5

    Bouw de start van een campagne

    Voeg je leads toe aan een campagne en zoek eerst in Pipedrive. Bestaat de Person en is hij niet geblokkeerd, zet dan 'Active Outbound = Ja' en log een activiteit. Bestaat hij niet, maak hem aan met bron 'Cold Outbound'.

    Tool: Make.com
    6

    Regel wie welke lead krijgt

    Zet een router in Make.com. Verdeel deals op regio uit de verrijking, op bedrijfsgrootte of gewoon om de beurt. Vul het veld Owner al bij het aanmaken en zet er een opvolgtaak bij met twee uur erop.

    Tool: Make.com

    Verificatie

    • Stuur vanuit Instantly een testmail naar je eigen adres
    • Reageer op die testmail en kijk of de webhook in Make.com afgaat
    • Controleer of de Person in Pipedrive is aangemaakt of bijgewerkt
    • Controleer of de deal is aangemaakt met de juiste eigenaar
    • Kijk of het bericht in Slack binnen 60 seconden binnenkomt
    • Test de blokkeerlijst door een bestaande klant toe te voegen en te zien dat hij wordt tegengehouden

    Workflows die in productie draaien

    Een nieuwe campagne starten

    Zo begin je een campagne zonder je CRM te vervuilen

    1. 1Bouw je doellijst in Apollo of LinkedIn Sales Navigator
    2. 2Exporteer de leads met mailadres en bedrijfsgegevens
    3. 3Draai de blokkeercheck tegen je export uit Pipedrive
    4. 4Haal alle treffers uit je campagnelijst
    5. 5Importeer de schone lijst in je Instantly-campagne
    6. 6Laat Make.com de Persons in Pipedrive maken en 'Active Outbound' op ja zetten
    7. 7Zet de sequence in Instantly aan

    Een positieve reply afhandelen

    Van reply naar pijplijn, binnen een paar minuten

    1. 1De webhook van Instantly gaat af zodra er een reply is
    2. 2Make.com bepaalt of de reply positief of negatief is
    3. 3Bij interesse zet je de lead in Instantly meteen op pauze
    4. 4Zoek of maak de Person in Pipedrive, met de hele context erbij
    5. 5Maak de deal aan in de stage 'Meeting Requested'
    6. 6Wijs een eigenaar toe op regio of om de beurt
    7. 7Stuur een bericht in Slack met de tekst van de reply erin
    8. 8Maak de taak 'Reageer op deze lead' met twee uur erop

    Een campagne netjes afsluiten

    Zo sluit je af en houd je je CRM schoon

    1. 1De sequence in Instantly is voor alle leads afgelopen
    2. 2De webhook gaat af op 'Sequence Completed'
    3. 3Zet in Pipedrive 'Email Sequence Status' op Completed
    4. 4Zet 'Active Outbound' terug op nee
    5. 5Verplaats iedereen die niet reageerde naar nurture of naar je archieffilter
    6. 6Maak het rapport: verstuurd, geopend, gereageerd, meeting geboekt
    7. 7Reken uit wat een meeting je heeft gekost, zodat je de volgende campagne kunt vergelijken

    FAQ

    Gebruik ik de native koppeling van Instantly of Make.com?

    Neem Make.com. De native koppeling is basaal en kan geen reply-sentiment lezen, geen voorwaarden aan en geen fouten opvangen. De €29 per maand voor Make verdien je terug in fouten die je niet maakt. Draai je maar één simpele campagne per kwartaal, dan is de native koppeling genoeg en hoef je dit niet te bouwen.

    Hoe voorkom ik dat bestaande klanten een koude mail krijgen?

    Bouw een blokkeerlijst die elke dag ververst. Exporteer alle contacten uit Pipedrive die klant zijn, een open deal hebben of op Do Not Contact staan, en zet die als suppression list in Instantly voor elke campagne. Laat Make.com dat doen, want met de hand vergeet je het na twee weken.

    Wat als dezelfde persoon in Pipedrive en in Instantly zit?

    Dan moet je afspreken wie de baas is. Gaat iemand Instantly in, dan zet je 'Active Outbound' in Pipedrive op ja. Je automatiseringen in Pipedrive lezen die vlag en slaan hem over zolang hij in een actieve sequence zit.

    Hoe snel moeten we reageren op een positieve reply?

    Binnen twee uur is goed, binnen 30 minuten is beter en binnen vijf minuten is uitzonderlijk. De kans op een gesprek zakt hard na het eerste uur. Bouw je workflow dus rond snelheid, met een bericht in Slack en een melding op de telefoon.

    Hoeveel verzenddomeinen heb ik nodig?

    Minimaal drie, en vanaf serieus volume liever vijf of meer. Per domein twee mailboxen, en minstens twee weken opwarmen voordat je begint. Krijgt één domein een tik, dan draai je door op de rest terwijl dat ene herstelt.

    Instantly naast de alternatieven

    Lemlist

    Voordelen

    • Sterk in gepersonaliseerde beelden
    • Eigen leaddatabase erbij
    • Bouwt ook landingspagina's

    Nadelen

    • Duurder zodra je opschaalt
    • Minder verzendaccounts
    • Minder stevige tools voor deliverability
    Ideaal voor:Teams die beeld in hun mail willen en meerdere kanalen combineren

    Apollo.io Sequences

    Voordelen

    • Zit al aan je Apollo-data vast
    • Verrijking en verzending in één tool
    • Prima voor kleinere teams

    Nadelen

    • Deliverability is zwakker dan bij Instantly
    • Beperkte rotatie van mailboxen
    • Alles in één platform maakt het lastiger te vervangen
    Ideaal voor:Teams die Apollo al draaien en hun stack klein willen houden

    Smartlead

    Voordelen

    • Vergelijkbaar met Instantly qua functies
    • Iets goedkoper
    • Prima API

    Nadelen

    • Kleinere gebruikersgroep
    • Minder koppelingen
    • Minder vaak gezien op groot volume
    Ideaal voor:Teams die op de kosten letten en het ecosysteem ervoor willen inleveren

    Wil je dat wij dit voor je bouwen?

    We hebben er ruim 30 gebouwd. De jouwe kan binnen een week draaien, met de overdracht van replies en de blokkeerlijst vanaf dag één op orde. Wil je het liever zelf doen, dan is deze pagina genoeg om mee te beginnen.

    Terug naar de kennisbank

    Gerelateerde gidsen

    Verdiep je verder in aanpalende onderwerpen.

    Pipedrive Gids

    Pipeline design, automatisering, integraties en rapportages.

    Bekijk

    RevOps Gids

    Sales, marketing en customer success uitlijnen.

    Bekijk

    Outbound Sales Gids

    Stack, cadences en playbooks voor outbound.

    Bekijk