OutboundFebruari 202622 min lezen

    Building a scalable outbound engine: Pipedrive + Instantly + Apollo + Dux-Soup

    Hoe je acquisitie inricht die volume aankan en binnen de regels blijft

    Waarom deze gids

    Outbound is niet dood. Slechte outbound wel. Spam werkt niet meer, en dat merk je aan je antwoordpercentage. Wat wel werkt is een systeem waarin verrijking, contact over meerdere kanalen en je CRM op elkaar aansluiten. Deze gids laat zien hoe je dat bouwt met Pipedrive als middelpunt, Instantly voor de e-mailsequences, Apollo.io voor de verrijking en Dux-Soup voor het werk op LinkedIn. Wat deze gids niet doet is je een lijst geven. Leadgeneratie begint bij weten wie je wilt spreken, en dat weet jij beter dan wij.

    Even over de regels: deze gids gaat niet over spam. Alles hier past binnen de AVG en respecteert een afmelding. Dux-Soup gebruiken we als hulpmiddel bij prospectie, binnen het Fair Use-beleid van LinkedIn.

    De kern

    • Outbound werkt alleen met schone data, scherpe targeting en een cadans die niet doordramt
    • Pipedrive is de plek waar het antwoord staat, en alle tools schrijven daarheen terug
    • Verrijk voordat je mailt, want half gevulde data betekent bounces
    • E-mail plus LinkedIn levert merkbaar meer reacties op dan e-mail alleen
    • Meten bepaalt of het werkt: reply rate, meeting rate en de tijd van eerste contact tot deal
    • Binnen de regels blijven is geen keuze, het is de voorwaarde om te mogen blijven mailen

    Outbound architectuur: van bron tot deal

    Outbound die volume aankan loopt langs een vast pad: bron → verrijken → sequence → CRM → overdracht. Elke stap heeft één taak.

    1

    1. Bron: Waar komen je leads vandaan?

    Tools: LinkedIn Sales Navigator, zoeken in Apollo.io, bezoekers van je site, deelnemers aan een event

    Output: Een ruwe lijst met naam, bedrijf en functie

    2

    2. Verrijken: Contactgegevens en context erbij

    Tools: Apollo.io voor adres en telefoon, LinkedIn voor de context

    Output: Complete records met een gecontroleerd e-mailadres

    3

    3. Sequence: Meerdere contactmomenten over e-mail en LinkedIn

    Tools: Instantly voor de mail, Dux-Soup voor LinkedIn

    Output: Prospects die iets doen: openen, klikken, antwoorden

    4

    4. CRM: Alles wat er gebeurt komt terug in Pipedrive

    Tools: Make.com voor de sync, Pipedrive als middelpunt

    Output: De hele historie van een prospect op één plek

    5

    5. Overdracht: Warme leads naar sales, met context erbij

    Tools: Automatiseringen in Pipedrive, meldingen in Slack

    Output: Gekwalificeerde afspraken in de pijplijn

    De regel eronder: elke stap moet meetbaar zijn. Weet je niet hoeveel leads van bron naar afspraak komen, dan vlieg je blind en dan wordt bijsturen gokken.

    Data model in Pipedrive: verplichte velden

    Je CRM is niet beter dan de structuur eronder. Deze velden heb je nodig voordat er één mail uitgaat:

    Lead Source & Tracking

    VeldTypeWaardesWaarom
    Lead SourceDropdownApollo, LinkedIn, Inbound, Event, ReferralZodat je later kunt terugrekenen wat een kanaal opleverde
    Source CampaignTekstCampagne-ID of naamZodat je per campagne kunt kijken en niet alleen per kanaal
    First Touch DateDatumWordt automatisch gezetHiermee meet je hoe snel je reageert

    Contact Quality

    VeldTypeWaardesWaarom
    Email VerifiedDropdownJa, Nee, OnbekendHierop filter je wie je sequence in mag
    Phone VerifiedDropdownJa, Nee, OnbekendZodat je belwerk begint bij wie bereikbaar is
    LinkedIn URLTekstHet profieladresHierop richt Dux-Soup zich

    Engagement Tracking

    VeldTypeWaardesWaarom
    Instantly StatusDropdownNiet benaderd, In sequence, Gereageerd, GebouncedZodat je weet wie er nog in loopt
    LinkedIn StatusDropdownNiet verbonden, Aangevraagd, Verbonden, Bericht gestuurdZodat je Dux-Soup kunt volgen
    Last Outbound TouchDatumWordt automatisch bijgewerktZodat je niemand drie keer tegelijk benadert

    Qualification

    VeldTypeWaardesWaarom
    ICP FitDropdownUitstekend, Goed, Redelijk, SlechtZodat je begint bij wie het beste past
    Budget IndicatorDropdownEnterprise, Mid-market, MKBZodat je boodschap bij de schaal past
    Buying StageDropdownOnbekend, Bekend, Oriënterend, BeslissendZodat je aanpak past bij waar iemand staat

    Begin met minder velden dan je denkt nodig te hebben. Uitbreiden kan altijd, maar een leeg veld is erger dan geen veld. Dan gaat niemand het meer invullen.

    Enrichment met Apollo.io

    Apollo.io is je databron en je verrijkingslaag. Zo haal je er wat uit:

    Wanneer verrijken

    • Bij de import van nieuwe leads, voordat ze een sequence in gaan
    • Maandelijks even voor bestaande contacten waar nog geen adres bij staat
    • Vooraf, als je een groot account gaat benaderen en wilt weten wie er zit

    Hoe verrijken

    1. 1Exporteer leads uit Apollo met je filters erop: functie, branche, bedrijfsgrootte
    2. 2Gebruik de verrijkfunctie op de lijsten die je al in Apollo hebt staan
    3. 3Zet ze door naar Pipedrive via Make.com, of via de standaardkoppeling
    4. 4Zet 'Email Verified' alleen op ja als Apollo boven de 90 procent zekerheid zit

    Dedupe regels

    • Match eerst op e-mailadres, dat is je sleutel
    • Vindt hij niets, match dan op het LinkedIn-adres
    • Spreken ze elkaar tegen, dan wint Apollo op contactgegevens en Pipedrive op wat er gebeurd is
    • Zet automatisch samenvoegen uit. Bij een belangrijk account kijkt er eerst iemand naar

    Let op: Apollo schraapt niet, het bundelt data die openbaar staat. Blijf binnen de AVG door afmeldingen te verwerken en je gerechtvaardigd belang te kunnen laten zien.

    Sequencing met Instantly

    Instantly verstuurt je koude mail. Of het werkt hangt aan twee dingen: komt hij aan, en gaat hij ergens over.

    Deliverability baseline

    • Gebruik aparte domeinen en nooit het domein waar je facturen vandaan komen
    • Warm een nieuw domein minstens 2 tot 3 weken op voordat je begint
    • Houd het in het begin onder 50 mails per mailbox per dag
    • Houd je bounce rate onder 2 procent en spamklachten onder 0,1 procent
    • Zet SPF, DKIM en DMARC goed, anders kom je nergens aan
    • Laat de warmup van Instantly gewoon aanstaan

    Sequence best practices

    • Drie tot vijf momenten over twee tot drie weken werkt het beste
    • Verstuur niet alles om 9 uur. Spreid het over de dag
    • Personaliseer in elk geval de eerste regel en de verwijzing naar het bedrijf
    • Laat de laatste mail duidelijk een afsluiter zijn, dus zeg gewoon dat je stopt
    • Test je onderwerpregels tegen elkaar, met minstens 100 verzendingen per variant

    Reply routing

    Instantly ziet de reactie binnenkomen
    De webhook gaat naar Make.com
    Pipedrive gaat op status Gereageerd
    Er gaat een melding naar sales, in Slack of per mail
    De sequence stopt voor dit contact
    En als je wilt: een activiteit in Pipedrive met het antwoord erin

    Spam levert niet alleen niets op, het beschadigt je domeinreputatie voor lange tijd. Eén slechte campagne kan maanden opwarmen ongedaan maken.

    LinkedIn assisted workflows met Dux-Soup

    Dux-Soup neemt LinkedIn-handelingen van je over, binnen grenzen die veilig zijn. Het is een hulpje en geen spamkanon.

    Safe operating rules

    Grenzen per dag:Maximaal 50 tot 75 connectieverzoeken per dag en 50 berichten

    Daarboven gaat LinkedIn kijken

    Rustig opbouwen:Begin met 10 tot 15 per dag en bouw het in twee weken op

    Zo houd je je account heel

    Personaliseren:Altijd een eigen regel bij het verzoek, nooit de standaardtekst

    Meer mensen accepteren, en het blijft netjes

    Spreid het uit:Laat er 30 tot 90 seconden tussen zitten, en steeds anders

    Anders lijkt het op een bot, omdat het er een is

    Eerst even kijken:Bekijk het profiel een dag of twee voordat je het verzoek stuurt

    Dat is hoe een mens het ook doet

    Richten met Sales Navigator:Zet je filters aan zodat je alleen relevante mensen benadert

    Liever weinig goede dan veel willekeurige

    Typische workflows

    • Profiel bekijken → 24 uur wachten → verzoek met een eigen regel → wachten tot hij accepteert → eerste bericht
    • Reageren op wat iemand plaatst → 48 uur wachten → profiel bekijken → verzoek sturen
    • Na een reactie op je mail → opzoeken op LinkedIn → verzoek sturen met verwijzing naar die mail

    CRM sync

    1. 1Dux-Soup exporteert de profielen waarmee je verbonden bent
    2. 2Make.com zoekt ze op in Pipedrive via het LinkedIn-adres
    3. 3Het veld LinkedIn Status wordt bijgewerkt
    4. 4En er komt een activiteit bij, zodat je het later kunt teruglezen

    De grens die wij aanhouden: Dux-Soup versnelt handelingen die je zelf ook zou doen. Zou je iets met de hand niet doen, automatiseer het dan ook niet.

    Make.com automation recipes

    Make.com is het bindmiddel. Dit zijn de scenario's die je in elk geval nodig hebt, in gewone taal:

    Apollo → Pipedrive sync

    Real-time of daily batch

    Trigger

    New enriched contact in Apollo

    Acties

    Search Pipedrive by email → If not exists: create Person + Organization → If exists: update contact fields → Log Activity 'Enriched via Apollo'

    Instantly reply → Pipedrive + Slack

    Real-time

    Trigger

    Email reply detected in Instantly

    Acties

    Update Person in Pipedrive (Status = Replied) → Stop sequence in Instantly → Send Slack notification to sales → Create Activity with reply snippet

    Dux-Soup connected → Pipedrive

    Daily batch

    Trigger

    New LinkedIn connection (via export)

    Acties

    Match Person by LinkedIn URL → Update LinkedIn Status = Connected → Optionally add to follow-up sequence

    Pipedrive stage change → Instantly pause

    Real-time

    Trigger

    Deal moves to 'Qualified' or later

    Acties

    Find contact in Instantly → Pause all sequences → Update status field in Pipedrive

    Bounce handling

    Real-time

    Trigger

    Email bounce in Instantly

    Acties

    Update Pipedrive: Email Verified = No, Instantly Status = Bounced → Flag for re-enrichment or removal

    Weekly metrics digest

    Weekly

    Trigger

    Every Monday 8:00

    Acties

    Query Instantly for last week stats → Query Pipedrive for new qualified leads → Format summary → Send to Slack/email

    Begin met drie of vier scenario's. Bouw pas verder als die zonder gedoe draaien. Wie in week 1 alles tegelijk bouwt, heeft in week 6 iets waar niemand meer aan durft te komen.

    Measurement: KPIs die ertoe doen

    Niet alles wat je kunt meten doet ertoe. Deze wel:

    Reply Rate

    (Replies / Emails Delivered) × 100

    Benchmark

    10 tot 15 procent bij koude mail, 20 tot 30 procent bij warme leads

    Dit zegt of je boodschap raakt en of je lijst deugt

    Positive Reply Rate

    (Interested Replies / Total Replies) × 100

    Benchmark

    30 tot 50 procent van de reacties zou positief moeten zijn

    Dit haalt de ruis eruit en laat echte interesse zien

    Meeting Rate

    (Meetings Booked / Contacts Sequenced) × 100

    Benchmark

    2 tot 5 procent bij koude acquisitie

    Dit is waar het bovenin je funnel om draait

    Lead-to-Deal Time

    Gemiddelde dagen van first touch tot closed won

    Benchmark

    Hangt sterk af van de dealwaarde. Kijk naar de lijn, niet naar het getal

    Dit laat zien of je hele funnel doorstroomt

    Cost per Meeting

    Total outbound spend / Meetings booked

    Benchmark

    Verschilt per branche en per gemiddelde dealwaarde, dus zet je eigen nulmeting neer

    Hierop bepaal je waar je volgende euro heen gaat

    LinkedIn Connection Accept Rate

    (Accepts / Connection Requests) × 100

    Benchmark

    30 tot 50 procent, als je scherp richt en persoonlijk schrijft

    Dit zegt of je de juiste mensen aanschrijft en of je regel raakt

    Zet deze cijfers op een dashboard in Pipedrive en kijk er wekelijks even naar. Stuur op de lijn over weken, niet op wat een dinsdag doet.

    Veelvoorkomende failure modes + fixes

    Meer dan 5 procent bounces

    Oorzaak: Je mailt op adressen die niet gecontroleerd zijn

    Fix: Verrijk en controleer voordat je verstuurt, en gebruik de zekerheidsscore van Apollo

    Minder dan 5 procent reacties

    Oorzaak: Je richt te breed, of je tekst past op iedereen

    Fix: Maak je ICP smaller, personaliseer de eerste regel, test je onderwerpregels

    LinkedIn zet je account op slot

    Oorzaak: Je hebt te hard geautomatiseerd

    Fix: Ga terug in aantallen, zet het 48 tot 72 uur stil en spreid je timing

    Wel opens, geen antwoorden

    Oorzaak: Je bericht wekt interesse maar vraagt niets

    Fix: Maak de vraag concreter, zet er iets van bewijs bij, en schrijf korter

    Spamklachten

    Oorzaak: Je mailt mensen die het niet aangaat, of ze kunnen zich niet afmelden

    Fix: Altijd een afmeldlink, scherper richten, en stoppen na drie pogingen

    Pipedrive loopt vol met rommel

    Oorzaak: Bij de import wordt er niet gefilterd

    Fix: Score op ICP bij de import en archiveer de lage scores automatisch

    Sales doet niets met de leads

    Oorzaak: De lead komt niet in hun dag terecht

    Fix: Meldingen in Slack op het moment zelf, en de lead meteen in de pijplijn

    Dubbele contacten

    Oorzaak: Er wordt niet ontdubbeld bij het syncen

    Fix: Match op e-mail en op LinkedIn-adres, en voeg wekelijks de dubbelingen samen

    De sequence loopt door na een antwoord

    Oorzaak: De detectie van reacties werkt niet

    Fix: Test de webhook regelmatig en zet stop-on-reply in Instantly zelf aan

    Je weet niet wat het oplevert

    Oorzaak: De herkomst wordt nergens vastgelegd

    Fix: Vul leadbron en campagne altijd, en laat geen enkele import zonder

    Je domein staat op een blacklist

    Oorzaak: Te veel mail te snel vanaf een nieuw domein

    Fix: Neem de opwarmtijd serieus en gebruik aparte outbound-domeinen

    Het team houdt zich niet aan het proces

    Oorzaak: Het is te ingewikkeld of te onduidelijk

    Fix: Maak het simpeler, schrijf het op, loop het door en kijk elke week even mee

    Hulp nodig bij je outbound engine?

    Wij bouwen acquisitiesystemen die volume aankunnen en binnen de regels blijven. Wil je dit uitbesteden, dan werken we zo:

    Audit

    We kijken naar wat er nu staat: je opzet, je datakwaliteit en je teksten

    Blueprint

    We tekenen de flow uit: bron, verrijken, sequence, CRM

    Bouw

    We richten Pipedrive, Instantly, Apollo en Dux-Soup in en koppelen ze

    Bijstellen

    We kijken mee op de cijfers en schaven bij waar het blijft hangen

    Sander VergouwenFounder & CEO

    Bouwde deze werkwijze op uit 150+ implementaties

    Bart-Jan HinCo-Founder

    Doet de oplevering, de klantbegeleiding en de training. Ruim 20 jaar in sales, CRM en RevOps

    We zijn Pipedrive Platinum Partner en sinds juli 2026 top 8 wereldwijd, en daarnaast gecertificeerd bij Make.com, Apollo.io en Dux-Soup. Dus komen we bij hun support binnen zonder wachtrij.

    Veelgestelde Vragen

    Woordenlijst

    Cold Email
    Een mail aan iemand die je nog niet kent, bedoeld om een gesprek te beginnen.
    Deliverability
    Hoeveel van je mail echt in de inbox belandt en niet in de spam.
    Warmup
    Het volume langzaam opbouwen zodat je domein een reputatie krijgt.
    Sequence
    Een reeks berichten die automatisch achter elkaar uitgaan, op vooraf bepaalde momenten.
    Bounce Rate
    Het deel van je mail dat niet aankomt omdat het adres niet bestaat.
    ICP
    Ideal Customer Profile. De beschrijving van het type klant waar je het beste bij past.
    Lead Enrichment
    Gegevens toevoegen aan een half record, dus van naam en bedrijf naar adres en telefoon.
    Reply Rate
    Het deel van de mensen dat antwoord geeft op je bericht.
    SPF/DKIM/DMARC
    Instellingen die aan de ontvangende server bewijzen dat jij de afzender bent.
    Connection Request
    Het verzoek op LinkedIn om iemand aan je netwerk toe te voegen.
    Break-up Email
    De laatste mail in een sequence, waarin je zegt dat je stopt met contact zoeken.
    Attribution
    Omzet toerekenen aan de campagne of het kanaal waar hij vandaan komt.

    Partners in dit artikel

    Klik op een badge om je aan te melden bij onze partners:

    Zullen we je outbound opnieuw opbouwen?

    Vraag een gratis outbound-audit aan. We kijken naar wat er staat en leveren een blauwdruk waar je zelf mee verder kunt.